Cosa prevede il GDPR se hai un sito web
Siti web e app devono rispettare determinati obblighi previsti dalla legge. La mancata conformità può comportare conseguenze serie, tra cui sanzioni rilevanti, ispezioni e potenziali cause legali. È molto improbabile che il tuo sito non tratti alcun dato personale. Basta un semplice form di contatto o un sistema di analisi del traffico come Google Analytics per far sorgere l’obbligo di predisporre e mostrare una privacy e cookie policy.
Non è possibile affidarsi a documenti generici, perché la tua policy deve descrivere in modo puntuale le attività di trattamento effettivamente svolte dal tuo sito, includendo anche informazioni sugli strumenti di terze parti utilizzati (es. pulsanti Facebook o mappe di Google.
Per questo motivo, abbiamo scelto di affidarci a iubenda, azienda leader del settore che si avvale del lavoro di avvocati internazionali e di un team di sviluppatori specializzati. In qualità di partner certificati, abbiamo sviluppato con iubenda una proposta per offrire a tutti i nostri clienti una soluzione semplice e sicura per rispondere alle esigenze di compliance.
Le normative applicabili richiedono che ogni sito/app che raccolga dati personali informi gli utenti tramite informative dedicate su privacy e cookie.
Le privacy policy devono includere alcuni elementi fondamentali, specifici per le tue attività di trattamento, tra cui:
- i dati identificativi e di contatto del titolare del trattamento;
- quali dati personali vengono trattati;
- le finalità e le modalità del trattamento;
- le categorie di fonti da cui provengono i dati degli utenti;
- le basi giuridiche del trattamento (ad esempio, il consenso);
- i terzi che possono accedere ai dati — inclusi strumenti esterni (ad es. Google Analytics);
- informazioni relative all’eventuale trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea;
- i diritti degli utenti;
- descrizione del processo di aggiornamento o modifica della privacy policy;
- la data di entrata in vigore della privacy policy.
La cookie policy, invece, descrive in dettaglio le tipologie di cookie installati dal sito, gli eventuali soggetti terzi a cui fanno riferimento, con link ai relativi documenti e moduli di opt-out, e le finalità del trattamento.
Cos’è un cookie?
I cookie servono a memorizzare alcune informazioni sul browser dell’utente durante la sua navigazione sul sito e sono ormai indispensabili per consentirne il corretto funzionamento. In più, molte tecnologie di terza parte che siamo soliti integrare nei nostri siti, come anche un semplice video di YouTube, si avvalgono a loro volta di cookie.
Se il tuo sito utilizza cookie non tecnici e si rivolge a utenti nell’UE, devi rispettare anche la Direttiva ePrivacy. Ciò significa mostrare un banner sui cookie al primo accesso dell’utente, bloccare i cookie non necessari finché l’utente non acconsente e fornire opzioni granulari per accettare o rifiutare specifiche categorie di cookie. Anche i siti che si rivolgono a utenti fuori dall’europa hanno bisogno di rispettare dei requisiti specifici.
Informative sulla privacy complete e aggiornate
Secondo il GDPR, i siti web e le app devono fornire agli utenti privacy policy e cookie policy chiare e trasparenti. Questi documenti sono validi solo se contengono tutte le informazioni richieste, come le finalità del trattamento, i dati raccolti, i servizi di terze parti con cui vengono condivisi e i diritti degli utenti. Il generatore di privacy e cookie policy di iubenda ti permette di creare documenti personalizzati e sempre aggiornati in pochi minuti. Hai paura che sia troppo complicato? Se crei un sito web con studio tràtos, ce ne occuperemo direttamente noi.
Hai un modulo di contatto?
Il GDPR richiede che il consenso raccolto tramite i moduli di contatto sia libero, specifico, informato e inequivocabile. I moduli di contatto devono indicare chiaramente le finalità, includere un link alla privacy policy e utilizzare caselle di spunta o altri metodi di opt-in esplicito. Inoltre, devi poter dimostrare di aver ottenuto un consenso valido documentando chi ha acconsentito, quando, a cosa e quali informative erano in vigore in quel momento.
Come tenere un registro dei consensi
Le aziende devono mantenere un registro interno che documenti come vengono trattati e archiviati i dati personali degli utenti. Questo registro deve specificare le categorie di dati trattati, le finalità, i soggetti a cui vengono comunicati, i tempi di conservazione e le misure di sicurezza adottate.
È necessario raccogliere una serie di informazioni ogniqualvolta un utente compila un modulo presente sul proprio sito/app. Tali informazioni includono un codice identificativo univoco dell’utente, il contenuto della privacy policy accettata e una copia del modulo presentato all’utente. Tenere un registro di chi entra sul tuo sito e accetta o rifiuta il trattamento dei dati personali sarebbe impossibile, fortunatamente attraverso iubenda è tutto automatico!
Quali sono i requisiti per gli e-commerce?
In alcuni casi può essere opportuno proteggere la propria attività online da eventuali responsabilità predisponendo un documento di Termini e Condizioni. I Termini e Condizioni di solito prevedono clausole relative all’uso dei contenuti (copyright), limitazione di responsabilità, condizioni di vendita, permettono di elencare le condizioni obbligatorie previste dalla disciplina sulla tutela del consumatore e molto altro.
I Termini e Condizioni dovrebbero includere quantomeno queste informazioni:
• i dati identificativi dell’attività;
• una descrizione del servizio offerto dal sito/app;
• le informazioni su allocazione dei rischi, responsabilità e liberatorie;
• garanzie (se applicabile);
• diritto di recesso (se applicabile);
• informazioni sulla sicurezza;
• diritti d’uso (se applicabile);
• condizioni d’uso o di acquisto (come requisiti di età o restrizioni legate al paese);
• politiche di rimborso/sostituzione/sospensione del servizio;
• informazioni sui metodi di pagamento.
Quando è obbligatorio predisporre un documento di Termini e Condizioni?
I Termini e Condizioni possono rendersi utili in qualunque scenario, dall’e-commerce al marketplace, dalla newsletter e al blog. Nel caso dell’e-commerce, non solo è consigliabile, ma è spesso obbligatorio predisporre questo documento.
Posso copiare e utilizzare un documento di Termini e Condizioni da un altro sito?
Il documento di Termini e Condizioni è essenzialmente un accordo giuridicamente vincolante, e pertanto non solo è importante averne uno, ma è anche necessario assicurarsi che sia conforme ai requisiti di legge, che descriva correttamente i tuoi processi aziendali ed il tuo modello di business, e che rimanga aggiornato rispetto alle normative di riferimento. Copiare i Termini e Condizioni da altri siti è molto rischioso in quanto potrebbe rendere il documento nullo o non valido.
Una soluzione completa per la conformità privacy
iubenda offre un pacchetto di soluzioni integrate per aiutarti ad adempiere a tutti questi obblighi in modo semplice ed efficace. I nostri strumenti si integrano perfettamente tra loro e con i tuoi sistemi, sincronizzando i consensi raccolti con i documenti legali generati. Tramite un’unica dashboard intuitiva puoi gestire tutti gli aspetti della compliance al GDPR e ad altre normative sulla privacy.
In sintesi, il GDPR introduce diversi requisiti che richiedono di adottare soluzioni specifiche per informare gli utenti, raccogliere consensi validi e documentare i trattamenti. Grazie agli strumenti di iubenda, puoi affrontare queste sfide in modo semplice e completo.
Se vuoi approfondire l’argomento anche su altre aree del mondo oltre all’Europa, consulta questa panoramica sui requisiti di legge.
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